12 regras para uma reunião sustentável
Depois vou tirar algum trechinho do “Odeio Reuniões” para contrapor essa listinha útil.
1. TO MEET OR NOT TO MEET? – Tenha certeza de que a reunião é extremamente necessária. Veja se pode ser trocada por um e-mail quando não é necessária uma decisão coletiva, quando não existem tarefas a serem divididas ou validações para fazer.
2. DEFINA O OBJETIVO – Defina o escopo da reunião, selecione os participantes em função do objetivo, mande antes o material considerado leitura necessária.
3. PREPARE A AGENDA – Estabelecer os argumentos e o tempo que será assignado para cada ponto. Envie uma agenda antes da reunião aos participantes com a pauta da mesma.
4. USE O OUTLOOK – Com ele você pode acessar a agenda de todos afim de escolher um horário apropriado.
5. ARRUME O AMBIENTE – Garanta que tudo está ok bem antes de começar, canetas, folhas, projetor, etc.
6. CONFIRME OS PARTICIPANTES – No dia anterior ou horas antes mande uma nota relembrando a reunião.
7. DEFINA O LÍDER – É importante a figura de um facilitador para controlar a amplitude da discussão e introduzir a agenda, tirar as conclusões, distribuir tarefas,
8. COMECE NO HORÁRIO – 5 minutos de atraso no máximo para reler algo, conhecer alguém. Celulares desligados.
9. MANTENHA A LINHA DE RACIOCÍNIO – Não fuja do escopo da reunião e controle o tempo. Se algo muito importante estiver em pauta e que deve ser continuado, reordene as prioridades.
10. PROVOQUE – Encoraje os participantes a ter um papel ativo. Frases como “Me ajude entender melhor” ou “Me explique um pouco mais”.
11. TRANSFORME PALAVRAS EM AÇÕES – Os últimos 10 minutos são dedicados para a definição dos próximos passos. De preferência não deixando o próximo passo ser uma próxima reunião para discutir pontos pendentes.
12. MANDE UM SUMÁRIO – Designe uma pessoa que faça um resumo da reunião e envie a todos os participantes uma recaptulação dos assuntos mais importantes que foram discutidos em até 24 horas depois da reunião.
Fonte: Blog da Edelman Itália.
Tags: design
Fabio, normalmente eu associo reuniões corporativas a uma “burrocracia” sem fim, e que normalmente, só servem para aumentar o backlog (fila de tarefas pendentes) ou para saciar a fome de alguns puxa-sacos e o ego de certos chefes.
As reuniões acontecem e se repetem mensalmente, semanalmente e muitas vezes, diariamente. A nossa enorme fila de tarefas cresce como bolo com fermento fresco e, infelizmente, não podemos fazer muito a respeito.
Poucas são as reuniões produtivas onde as idéias podem fluir com naturalidade e as soluções brotam e são observadas com atenção.
Aproveito esse post para propor uma décima terceira regra:
- que durante as reuniões seja proibido o uso de cadeiras em sala, ou seja, que durante as apresentações, todas as cadeiras sejam levadas para fora de sala.
É isso mesmo, todos devem ficar de pé durante as reuniões. Ainda assim, não podemos garantir que todos indicados compareçam e participem as reuniões de boa vontade.
É sempre bom lembrar que durantes as principais guerras, os generais tinham entre 10 a 15 minutos para tomar suas decisões estratégicas.
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