Depois vou tirar algum trechinho do “Odeio Reuniões” para contrapor essa listinha útil.
1. TO MEET OR NOT TO MEET? – Tenha certeza de que a reunião é extremamente necessária. Veja se pode ser trocada por um e-mail quando não é necessária uma decisão coletiva, quando não existem tarefas a serem divididas ou validações para fazer.
2. DEFINA O OBJETIVO – Defina o escopo da reunião, selecione os participantes em função do objetivo, mande antes o material considerado leitura necessária.
3. PREPARE A AGENDA – Estabelecer os argumentos e o tempo que será assignado para cada ponto. Envie uma agenda antes da reunião aos participantes com a pauta da mesma.
4. USE O OUTLOOK – Com ele você pode acessar a agenda de todos afim de escolher um horário apropriado.
5. ARRUME O AMBIENTE – Garanta que tudo está ok bem antes de começar, canetas, folhas, projetor, etc.
6. CONFIRME OS PARTICIPANTES – No dia anterior ou horas antes mande uma nota relembrando a reunião.
7. DEFINA O LÍDER – É importante a figura de um facilitador para controlar a amplitude da discussão e introduzir a agenda, tirar as conclusões, distribuir tarefas,
8. COMECE NO HORÁRIO – 5 minutos de atraso no máximo para reler algo, conhecer alguém. Celulares desligados.
9. MANTENHA A LINHA DE RACIOCÍNIO – Não fuja do escopo da reunião e controle o tempo. Se algo muito importante estiver em pauta e que deve ser continuado, reordene as prioridades.
10. PROVOQUE – Encoraje os participantes a ter um papel ativo. Frases como “Me ajude entender melhor” ou “Me explique um pouco mais”.
11. TRANSFORME PALAVRAS EM AÇÕES – Os últimos 10 minutos são dedicados para a definição dos próximos passos. De preferência não deixando o próximo passo ser uma próxima reunião para discutir pontos pendentes.
12. MANDE UM SUMÁRIO – Designe uma pessoa que faça um resumo da reunião e envie a todos os participantes uma recaptulação dos assuntos mais importantes que foram discutidos em até 24 horas depois da reunião.
Fonte: Blog da Edelman Itália.